Die Zusammenarbeit an Dateien über Organisationsgrenzen hinweg, resultiert nicht selten in übersichtlichen E-Mail-Ketten, die in Sachen Nachvollziehbarkeit und Übersichtlichkeit sehr viel vermissen lassen. Komfort und Sicherheit bleiben ebenfalls auf der Strecke. SpeicherBox macht die organisationsübergreifende Zusammenarbeit an Dateien und Dokumenten ganz einfach.
Sharing Link
Der einfachste Weg zum Austausch von Dateien mit externen Personen sind Sharing Links. Per E-Mail versendet, können die Empfänger mit ihnen bequem Dateien, Ordner und sogar ganze Bibliotheken herunterladen und dann lokal bearbeiten.
Download-Links lassen sich im SpeicherBox Webinterface genauso wie aus dem SpeicherBox Sync Client und dem SpeicherBox Drive Client erzeugen. Optional können Sharing Links auch mit einem Passwort und einem Verfallsdatum versehen werden. Der Zugriff auf die Ressourcen ist dann zeitlich beschränkt und vor Unbefugten geschützt.
Co-Bearbeitung
Für die spontane oder unregelmäßige Bearbeitung einzelner Office Dateien (z.B. DOCX, XLSX, PPTX) bietet sich die Co-Bearbeitung an. Co-Bearbeiter können über den integrierten Online-Editor ein Office Dokument im Browser aufrufen und editieren.
Die Bearbeitungsberechtigung erfolgt über einen Sharing Link. Diesen erstellt der SpeicherBox Benutzer und sendet ihn an den Co-Editor. Alle Online-Editing Funktionen des Dokumentenservers werden unterstützt. Interne Benutzer von SpeicherBox, sowie externe Co-Bearbeiter können zeitgleich oder zeitversetzt an dem Dokument arbeiten. Darüber hinaus unterstützen Public Links mit Bearbeitungsberechtigung die Sicherheitsfunktionen gewöhnlicher Sharing Links.
Gastfunktion (Business Premium)
Für die regelmäßige Zusammenarbeit mit externen Partnern, wie freischaffenden Mitarbeitern oder Projektpartnern ist die Gastfunktion optimal geeignet. Gäste können von Benutzern erstellt werden, ohne sich an den Administrator zu wenden. Ein Gast kann sich bei SpeicherBox anmelden und auf für ihn freigegebenen Ressourcen wie Bibliotheken und Ordner zugreifen; ein Gast kann aber selbst keine eigenen Bibliotheken anlegen und andere Gäste einladen. Standardmäßig ist Gästen der Zugriff auch nur per Webinterface SpeicherBox möglich. Diese und andere Rollenberechtigungen lassen sich individuell modifizieren.
Die Einladung Externer als Gäste, ist entsprechend berechtigten Benutzern vorbehalten. Die Benutzer mit der Rolle ‘Standard’ haben diese Berechtigung in den Grundeinstellungen nicht, um die Inflation externer Benutzer zu verringern. Ein Kompromiss, der die Wünsche der Benutzer und die Anforderungen der Administratoren ausgleicht, ist die Schaffung einer Rolle (z.B. Gruppenleiter oder Projektleiter), die mit der entsprechenden Berechtigung ausgestattet ist.
