Wenn Abgabetermine nahen, wird die Arbeit häufig hektisch. Mehrere Personen arbeiten an ein und demselben Dokument. Wenn die Abstimmung der Arbeiten fehlschlägt, kommt es dabei zu Versionskonflikten, die zeitaufwändige und manuelle Nacharbeiten erfordern. SpeicherBox übernimmt die Koordination im Team, indem es anzeigt, ob und durch wen eine Office Datei in Bearbeitung ist.
File Locking in SpeicherBox
SpeicherBox sperrt Office Dateien automatisch, sobald diese von einem Benutzer geöffnet werden. Anderen Benutzern wird die Dateisperrung durch ein entsprechendes ‘Kein Zutritt-Icon’ im Webinterface und in den lokalen Dateimanagern angezeigt. Im Webinterface lässt sich durch Bewegen des Cursors auf das Sperricon, den Urheber der Sperrung erfahren.
Sobald der bearbeitende Benutzer das Dokument schliesst, wird die Sperrung aufgehoben. SpeicherBox übernimmt die Abstimmung unauffällig im Hintergrund. Der Benutzer muss nichts weiter tun.
File Locking vs. Online Collaboration
Die automatische Dateisperrung von SpeicherBox funktioniert mit den bekannten Online-Dokumenteneditoren, sowie allen Dokumentenanwendungen der MS Office Suite Word, Excel und PowerPoint. Dateizugriffe mit einem lokalen Editor in einer synchronisierten Bibliothek, werden ebenso überwacht wie Bearbeitungen in einem Online-Editor aus dem Webinterface SpeicherBox heraus. SpeicherBox sperrt die Datei und kommuniziert diese Information an alle angeschlossenen Geräte und Benutzer. Die automatische Dateisperrung greift nicht bei Verwendung anderer Desktop-Editoren (z.B. LibreOffice, OpenOffice oder Softmaker Office). Office-Dateien und andere Dateitypen lassen sich aber manuell sperren.
Dateisperrung ist jedoch nicht gleich Dateisperrung in SpeicherBox. Eine Dateisperrung hat je nach benutztem Editor unterschiedliche Konsequenzen: Ein lokal geöffnetes Office Dokument kann nicht gleichzeitig auf einem anderen Rechner oder über den Online-Editor bearbeitet werden. Die Dateisperrung verhindert dies. Anders bei der Bearbeitung eines Dokuments in einem Online-Editor. In diesem Fall ist die Dateisperrung nur partiell. Die Dateisperrung verhindert nur die gleichzeitige lokale Bearbeitung. Im Online-Editor kann die Datei jedoch weiterhin von anderen Benutzern geöffnet werden. So besteht kein Konflikt zwischen dem File Locking und der Funktion, ein Dokument gleichzeitig mit anderen Benutzern im Online-Editor zu bearbeiten.
